1. Undangan Rapat Evaluasi CAMABA

1. Pembukaan Oleh Pak Rektor
2. Uraian Evaluasi CAMABA oleh Pak Asep SG
3. Kesimpulan Rapat oleh BPH

A. Pembukaan

Rektor menyampaikan bahwa Tim Marketing merupakan tim yang sangat penting bagi keberlanjutan Institut Citra Buana Indonesia. Oleh karena itu, seluruh unsur institusi diharapkan memberikan dukungan penuh terhadap upaya peningkatan jumlah mahasiswa baru.

B. Pembahasan
1. Penyampaian Ketua Tim Marketing (Pak Asep Setia Gunawan)
Struktur kepanitiaan PMB yang telah ditetapkan tidak akan diubah.
Akan dibentuk tim eksekusi khusus untuk membantu kegiatan marketing selama yayasan belum melakukan rekrutmen tenaga baru.
Akan ditunjuk petugas khusus yang fokus pada kegiatan lapangan dan promosi sehingga pekerjaan akademik tidak terganggu.
Dalam sisa waktu dua bulan menjelang perkuliahan, tim akan menjangkau target promosi yang belum terealisasi.
Tim khusus akan difokuskan untuk bekerja maksimal selama dua bulan sebelum tahun ajaran baru dimulai.
Kegiatan akademik harus tetap berjalan dan diselesaikan, sementara kegiatan marketing tetap dilaksanakan secara paralel.
2. Penyampaian BPH
Rapat kembali membahas penguatan struktur organisasi dan pembagian tugas.
Penetapan dosen pengampu mata kuliah akan disusun berdasarkan kompetensi dan kebutuhan program studi.
Pola penugasan dosen harus sesuai dengan regulasi pemerintah.
Dosen pengampu ditetapkan berdasarkan kompetensi, bukan senioritas atau masa kerja.
Dilakukan evaluasi terhadap kinerja struktural, khususnya pada bidang kemahasiswaan.
Bu Yuli diminta fokus menangani bidang kerja sama dan pengembangan jejaring.
Bu Yuli akan melakukan pendekatan ke berbagai dinas dalam rangka pengembangan kerja sama (PKS).
PKS yang dikembangkan meliputi bidang PMB, Kemahasiswaan, Pendidikan, Penelitian, dan Pengabdian kepada Masyarakat.
Mulai minggu berjalan, Bu Yuli dan Bu Ida melakukan kunjungan ke dinas-dinas di lingkungan pemerintah daerah.
Pegawai P3K yang masih berijazah SMA menjadi salah satu target promosi untuk melanjutkan studi di ICBI.
Dinas diharapkan dapat merekomendasikan pegawai yang memenuhi kriteria untuk melanjutkan pendidikan.
Kegiatan promosi tetap dapat dilakukan meskipun PKS belum ditandatangani.
Kemungkinan pemberian keringanan biaya pendidikan dapat dipertimbangkan sebagai strategi promosi.
Tim tidak perlu menunggu PKS selesai untuk mulai bergerak melakukan pendekatan.
Pengalaman kerja sama sebelumnya dengan berbagai mitra seperti GSI, Mandiri Finance, dan Aston perlu diaktifkan kembali.
Strategi promosi harus dilakukan melalui pendekatan langsung, komunikasi, dan penjajakan kerja sama, bukan hanya penyebaran brosur.
Tim diharapkan lebih aktif melakukan pencarian mahasiswa baru secara langsung di lapangan.
3. Diskusi
Penyampaian Pak Asep
Bu Euis selama ini memiliki peran ganda sebagai Kaprodi, pengelola akreditasi, dan tim marketing.
Jaringan kerja sama yang selama ini dimiliki Bu Euis diharapkan dapat diinformasikan kepada Tim Marketing agar dapat ditindaklanjuti.
Tanggapan Rektor
Pak Asep tetap fokus pada PMB, sedangkan Bu Ida dan Bu Yuli bertugas memetakan pengalaman dan jaringan kerja sama yang dimiliki Bu Euis, khususnya dengan hotel dan mitra industri.
Strategi promosi harus diarahkan pada dialog dan kerja sama yang menghasilkan kontribusi nyata terhadap perolehan mahasiswa baru.
Masih tersedia waktu sekitar dua bulan untuk melakukan pendekatan ke dinas dan perusahaan.
Target yang diharapkan adalah rata-rata 15 mahasiswa baru per kelas.
Terdapat beberapa mahasiswa yang telah diterima namun mengundurkan diri dengan berbagai alasan.
Apabila diperlukan, Rektor siap terlibat langsung dalam kegiatan promosi.
Penyampaian Bu Yulianti
Meminta kejelasan indikator penilaian terhadap kinerja Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan.
Menyampaikan bahwa setiap unit telah memiliki tugas pokok dan fungsi masing-masing.
Mengharapkan penilaian kinerja dilakukan secara objektif.
Mengusulkan evaluasi kembali terhadap pembagian tugas apabila diperlukan.
Menyampaikan bahwa setelah mahasiswa diterima, tugas pembinaan dan retensi mahasiswa menjadi tanggung jawab akademik dan program studi, bukan lagi tim marketing.
Tanggapan Rektor
Mekanisme teknis pelaksanaan tugas dapat dikomunikasikan lebih lanjut dengan Ketua Tim Marketing.
Selama ini belum dilakukan evaluasi secara sistematis terhadap jumlah mahasiswa yang bertahan maupun yang mengundurkan diri.
Pak Wawang diminta melakukan inventarisasi jumlah mahasiswa aktif yang riil.
Kebijakan kelas cabang yang sebelumnya ada tidak akan dilanjutkan pada masa mendatang.
Pada bulan September, mahasiswa baru akan diserahkan dari Tim PMB kepada bidang akademik.
Warek Kemahasiswaan dan Warek Akademik diharapkan mampu mempertahankan mahasiswa yang telah direkrut.
Rektor mencontohkan beberapa perguruan tinggi yang mampu berkembang meskipun dengan sarana terbatas melalui inovasi layanan pendidikan.
Warek Akademik membawahi pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
Warek Kemahasiswaan membawahi bidang kemahasiswaan, kerja sama, dan tracer study.
4. Laporan Data PMB

Bu Tia melaporkan bahwa:

Jumlah mahasiswa baru yang telah registrasi secara riil sebanyak 66 mahasiswa.
Terjadi penurunan signifikan pada peminat Program Diploma (D3), dengan jumlah peminat kurang dari 10 orang.
C. Arahan Penutup Rektor
Tidak ada alasan bagi unsur pimpinan maupun staf untuk tidak menghadiri rapat tanpa pemberitahuan yang jelas.
Seluruh unit diminta menjaga koordinasi, komunikasi, dan komitmen dalam mencapai target penerimaan mahasiswa baru serta pengembangan institusi.
D. Keputusan Rapat
Membentuk Tim Marketing Khusus untuk mempercepat pencapaian target PMB.
Melakukan promosi aktif ke dinas, perusahaan, hotel, dan mitra strategis lainnya.
Menindaklanjuti jaringan kerja sama yang telah dimiliki oleh institusi.
Menyusun pola dosen pengampu berdasarkan kompetensi dan regulasi yang berlaku.
Melakukan inventarisasi jumlah mahasiswa aktif dan evaluasi retensi mahasiswa.
Meningkatkan koordinasi antara PMB, akademik, kemahasiswaan, dan bidang kerja sama.
Menargetkan peningkatan jumlah mahasiswa baru dengan rata-rata minimal 15 mahasiswa per kelas.

Berdasarkan hasil pembahasan rapat, dapat disimpulkan bahwa keberhasilan Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) merupakan tanggung jawab bersama seluruh unsur Institut Citra Buana Indonesia (ICBI). Tim Marketing dipandang sebagai ujung tombak keberlanjutan institusi sehingga perlu diperkuat melalui pembentukan tim khusus yang fokus melakukan promosi dan rekrutmen mahasiswa baru selama dua bulan menjelang tahun ajaran baru.

Rapat menyepakati bahwa kegiatan promosi harus dilakukan secara lebih aktif melalui pendekatan langsung kepada dinas, instansi pemerintah, perusahaan, hotel, dan mitra strategis lainnya, serta tidak hanya mengandalkan penyebaran brosur. Jaringan kerja sama yang telah dimiliki institusi perlu dimanfaatkan dan ditindaklanjuti untuk mendukung peningkatan jumlah mahasiswa baru.

Dalam bidang akademik, penetapan dosen pengampu mata kuliah akan dilakukan berdasarkan kompetensi dan kesesuaian bidang keilmuan sesuai regulasi yang berlaku. Selain itu, diperlukan penguatan koordinasi antara bidang akademik, kemahasiswaan, dan marketing agar mahasiswa yang telah direkrut dapat dipertahankan hingga lulus.

Rapat juga menegaskan pentingnya evaluasi data mahasiswa secara berkala, termasuk inventarisasi jumlah mahasiswa aktif, mahasiswa baru, mahasiswa yang mengundurkan diri, serta tingkat retensi mahasiswa. Warek Akademik dan Warek Kemahasiswaan diharapkan berperan aktif dalam pembinaan dan mempertahankan mahasiswa setelah proses PMB selesai.

Berdasarkan laporan PMB, jumlah mahasiswa baru yang telah registrasi secara riil sebanyak 66 mahasiswa, sementara peminat Program Diploma (D3) mengalami penurunan yang cukup signifikan. Oleh karena itu, seluruh unit kerja diminta meningkatkan sinergi, disiplin, dan komitmen dalam mencapai target penerimaan mahasiswa baru dengan rata-rata minimal 15 mahasiswa per kelas serta mendukung keberlanjutan dan pengembangan ICBI di masa mendatang.

1. Tim Marketing ditegaskan sebagai unit strategis yang berperan penting dalam menjaga keberlanjutan Institut Citra Buana Indonesia (ICBI).
2. Akan dibentuk Tim Marketing Khusus yang bertugas melakukan promosi dan rekrutmen mahasiswa baru secara lebih intensif selama dua bulan menjelang tahun ajaran baru.
3. Promosi tidak hanya dilakukan melalui penyebaran brosur, tetapi harus melalui pendekatan langsung, komunikasi, negosiasi, dan pengembangan kerja sama dengan dinas, perusahaan, hotel, dan mitra strategis lainnya.
4. Bu Yuli dan Bu Ida ditugaskan untuk melakukan kunjungan dan pendekatan ke dinas-dinas di lingkungan pemerintah daerah sebagai upaya menjaring calon mahasiswa baru dan memperluas kerja sama institusi.
5. Pegawai P3K dan pegawai yang masih berijazah SMA menjadi salah satu sasaran utama promosi untuk melanjutkan pendidikan ke ICBI.
6. Jaringan dan relasi yang selama ini dimiliki oleh Bu Euis perlu dipetakan dan diteruskan kepada Tim Marketing agar dapat ditindaklanjuti secara optimal.
7. Penetapan dosen pengampu mata kuliah akan dilakukan berdasarkan kompetensi dan kesesuaian bidang keilmuan, bukan berdasarkan senioritas.
8. Perlu dilakukan inventarisasi dan evaluasi data mahasiswa aktif, mahasiswa baru, mahasiswa mengundurkan diri, serta tingkat retensi mahasiswa setiap tahun.
9.Mulai tahun akademik mendatang tidak akan ada lagi kelas cabang, sehingga seluruh mahasiswa akan terpusat dalam pengelolaan akademik institusi.
10.Target penerimaan mahasiswa baru yang diharapkan adalah rata-rata minimal 15 mahasiswa per kelas.
11. Jumlah mahasiswa baru yang telah registrasi secara riil sebanyak 66 mahasiswa, dengan penurunan yang cukup signifikan pada peminat Program Diploma (D3).
12. Rektor menyatakan kesiapan untuk terlibat langsung dalam kegiatan promosi apabila diperlukan guna membantu pencapaian target PMB.
13. Seluruh pimpinan, dosen, dan tenaga kependidikan diharapkan meningkatkan kedisiplinan, koordinasi, dan komitmen terhadap pelaksanaan program kerja institusi, termasuk kehadiran dalam rapat-rapat resmi.